Suite à un départ en retraite, un poste d’Assistant.e de direction à l’Institut public Ocens sera vacant à compter du 30 juin 2022. Ne nature méthodique et proactive, vous aimez le contact et êtes doté(e) de compétences reconnues en matière de communication. Vous savez résoudre des problèmes, gérer les urgences et savez faire preuve d’adaptabilité et de prévoyance. Vous souhaitez évoluer dans un environnement portant des valeurs fortes autour du handicap et contribuer aux projets d’établissement.

• Emploi permanent ouvert aux titulaires ou à défaut aux contractuels (CDI). Corps : Adjoint administratif (catégorie C) ou adjoint des cadres hospitaliers ( catégorie B).
• Poste à pourvoir dès que possible
• Temps de travail : temps complet sur la base 39h. Possibilité d’une quotité à 80%.
• La résidence administrative est située sur le site de Nantes ; une présence de deux jours par semaine sur le site de Vertou est attendue. Des déplacements entre les deux sites sont à prévoir.

Missions :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice, vous serez chargé.e :

• D’organiser les réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées.
• De gérer le secrétariat des instances (prise de notes, rédaction des procès-verbaux de classer les avis et délibérations).
• De prendre des rendez-vous, gérer les agendas de la Direction, réserver les salles.
• D’actualiser les documents institutionnels.
• D’assurer le secrétariat de l’ensemble des dossiers suivis par la Direction générale et la Direction adjointe.
• De coordonner les plannings des astreintes des responsables de service.
• De suivre, classer, tracer et gérer les différentes conventions avec les partenaires (EN, associatifs, MDPH etc…).
• D’organiser des évènements conviviaux à l’attention des personnels ou des familles et usagers.
• De proposer des actions permettant de faire évoluer la qualité de vie au travail (liens avec le CHSCT)
• D’alimenter régulièrement les outils internes de communication (comme le padlet)

En lien avec les Responsables de Service, vous êtes aussi amené.e à :

• Apporter un soutien administratif et organisationnel en facilitant la mise en forme de courriers, présentations, recherches de documents, réservations etc…
• Soutenir des projets transversaux initiés par la Direction et les Responsables de Service comme les enquêtes, campagnes de prévention, les appels à projets, le DUERP, etc.