DEFINITION DE LA FONCTION

CHARGEE DE COMMUNICATION

Elaborée le :1.04.2014.
Par : E.Troubat et Y Macé

Mises à jour : 21 octobre 2019

Par : J.LIBERATORE et V.TARDIT

MISSIONS PRINCIPALES

ACTIVITES

INDICATEURS

-Frappe et transmission des rapports :  ASE, CG, Parents, Juges, établissements scolaires, partenaires…

– Suivi de l’activité journalière

– Organisation des réunions

–  Organisation, gestion agenda et classement des dossiers du Directeur

-Conception d’un journal de presse interne

Convocations PI, Rapports d’incident, Soit -Transmis, Courriers, Notes de service, dossiers CMU, courriers camps vacances externes, comptes bancaires jeunes…

Etablissement hebdomadaire de tableaux de bord sur le suivi des prises en charge

Etablissement de l’ordre du jour avec la Direction, des convocations, diffusion et classement

Suivi, rappel des échéances, des rendez-vous, des réunions, des dossiers en cours

Recherche des « temps forts » à intégrer dans le journal (réunions diverses, points RH, points jeunes,…)

Rédaction

Transmission dans les formes  (charte graphique) et délais requis (relance /suivi des échéances).

Transmission des informations à la Plate forme – Conseil Départemental, Direction, CDS finances et RH.

Transmission par mail dans les formes  (charte graphique) et délais requis (relance /suivi des échéances).

Transmission des échanges via mail

Agenda partagé avec les CDS, et autres services (RH, finances,…)

Transmission par mail

-Veille juridique relative à la Protection de l’Enfance

Recherche de textes nouveaux

Diffusion et traçabilité des nouveaux textes (mail, archivage dans dossier informatique commun)

-Suivi de la programmation du Projet architectural

-Participation à la démarche qualité

Prise de rendez-vous, convocations, organisation et communication et rédaction des compte rendus de réunions

-Collecte des axes prioritaires d’amélioration de la qualité auprès de la Direction et de la RH suite à l’évaluation interne et externe

-Planifie les plans d’action avec la Direction et le COPIL

-Suivi des plans d’actions

Transmission des informations avec rappel et respect des délais

Communication en interne des plans d’action et de la réalisation aux usagers et au personnel

Classement des fiches dans un fichier commun

Suivi des Frais de Séjours

– Contribution au Rapport de Gestion

Qualité de la présentation

-Gestion des fournitures administratives

-Suivi des courriers entrants et sortants.

-Tenue puis archivage des dossiers des jeunes

-Mise en place et suivi d’un logiciel Dossier Unique Informatisé des Usagers (D.U.I.U)

-Suivi des dossiers d’assurance sur le bâti en cas de sinistres

Recensement des besoins

Ouverture et enregistrement

Ouverture dossier jeune, intégration copie des courriers, archivage des dossiers sup. à 2 ans

Recherche d’un prestataire permettant de rassembler toutes les données de l’usager (administratif, éducatif,  psychologique, médical)

Mise à jour permanente du dossier

Recensement, gestion du dossier et classement des dossiers

Transmission de la commande aux fournisseurs (téléphone, mail), réception et contrôle de la commande

Gestion des flux avec un tableau de suivi

Traçabilité des échanges

Temps nécessaire pour retrouver une info

Présence des documents utiles

Traçabilité des échanges avec le prestataire,

Suivi de la formation interne

Suivi du droit d’accès, de la consultation,

Traçabilité des échanges par mail

Clôture du dossier après indemnisation

Accueil téléphonique et

physique

Tenue du standard (prise de message, ventilation des appels)

Messages importants via mail, Renvoi au bon interlocuteur, non oubli, retours externes

Service :    Groupe d’Appui               Hiérarchique :   directeur            Collaborateurs : S.O.
Effectif :

Taux d’activité : 100 % X    50% ¨      Autre, précisez :

Statut : CDD ¨      CDI ¨      Fonctionnaire X

En lien avec le Directeur

Equipes éducatives

Autres membres du Groupe d’Appui

Directeur

Jeunes

Lieux de stages

Conseil Départemental,

Conseil d’Exploitation

Architecte, Bâtiment de France, Mairie de Semur en Auxois

Interne : bonne transmission des infos

Externe : Image de marque de l’institution (accueil, réactivité..)

Coopérations à développer :

Autres établissements / supports de communication, organisation interne..

–         Poste central donnant une vision globale de l’activité de l’établissement (et de ses dysfonctionnements)

–         Diversité des interlocuteurs et des tâches

–         Contribution à la bonne marche de l’établissement

Horaires : 8h-12h /  13h30-17h30

Astreintes : non

Pointes d’activité : rapports semestriels,

– Risque d’épuisement si on se charge du stress ou du travail de ses différents interlocuteurs.

– Activité tributaire d’un « amont » pas forcément respectueux de ses propres contraintes (encaisse les manques d’anticipation des autres)

Moyens humains

Moyens matériels : Standard téléphonique, Ordinateur et messagerie interne, imprimante et fax

Moyens financiers

COMPETENCES RECQUISES POUR LA FONCTION

SAVOIRS (connaître…)

– Connaissance des principaux logiciels de bureautique

– Connaissance des réseaux de partenaires

– Connaissance des règles relatives aux différents types d’écrits

–  Connaissance des salariés, des jeunes et de leurs parents

– Connaissance des règles relatives à la facturation de l’activité

– Connaissance de l’orthographe (corrige les fautes avant envois

SAVOIRS-FAIRE (être capable…)

– Gestion des priorités

– Conception et organisation des évènements

– Evaluation de la pertinence et véracité des données et/ou informations

– Rapidité d’exécution des tâches

– Polyvalence et capacité à travailler en parallèle sur plusieurs dossiers

– Capacité à interpeller / dysfonctionnements

SAVOIRS-ETRE

-Qualité d’accueil

– Ecoute

– Affirmation personnelle (se faire respecter)

– Stabilité émotionnelle

– Rigueur personnelle

– Confidentialité

Accueil et communication, secrétariat, bureautique,…

Connaissance du cadre règlementaire de la Protection de l’Enfance